Politica de confidențialitate

1. Două situații diferite

Această politică acoperă două lucruri care nu trebuie confundate:

• Datele vizitatorilor acestui site — persoanele care intră pe paginile MOON Chat și completează formularul de contact. Aici suntem operator.
• Datele vizitatorilor de pe site-urile clienților noștri — persoanele care vorbesc cu botul instalat pe magazinul unui client. Aici suntem persoană împuternicită: clientul decide de ce și cum se prelucrează, noi executăm.

2. Datele vizitatorilor acestui site

Ce colectăm

• Datele completate în formularul de cerere de demo: nume, adresa site-ului, telefon, e-mail, platforma folosită și mesajul opțional.
• Date tehnice minime necesare funcționării și securității: adresa IP și momentul cererii.

De ce și în ce temei

• Pentru a răspunde cererii tale și a-ți pregăti demoul — temeiul este executarea unor măsuri precontractuale, la cererea ta.
• Pentru a-ți transmite ulterior o ofertă legată de aceeași cerere — interesul nostru legitim de a da curs unei solicitări comerciale. Te poți opune oricând.

Cât păstrăm

Datele din formular se păstrează 24 de luni de la ultima interacțiune, apoi se șterg. Dacă devii client, se aplică termenele contractuale și obligațiile fiscale de arhivare.

3. Datele din conversațiile cu botul

Când botul este instalat pe site-ul unui client de-al nostru, prin conversație pot trece: mesajele scrise de vizitator, datele de contact pe care acesta le oferă din proprie inițiativă (nume, telefon, e-mail), paginile vizitate în timpul discuției, adresa IP folosită pentru limitarea abuzurilor și, dacă vizitatorul întreabă de o comandă, informații despre comanda respectivă.

Aceste date se prelucrează la instrucțiunea clientului nostru, în baza contractului încheiat cu el. Dacă ai vorbit cu un bot pe un magazin și vrei să îți exerciți drepturile, adresează-te în primul rând magazinului respectiv; noi îl sprijinim în rezolvarea cererii tale.

Botul este configurat să nu comunice adresa de livrare a unei comenzi și să verifice, înainte de a da detalii despre o comandă, că persoana care întreabă este cea care a plasat-o.

4. Conversații pe Facebook Messenger, Instagram și WhatsApp

MOON Chat poate fi conectat de firmele care îl folosesc (clienții noștri) la pagina lor de Facebook, la contul lor de Instagram și la numerele lor de WhatsApp Business, prin aplicația „MOON Chat” din platforma Meta. În acest caz, botul răspunde în numele firmei respective la mesajele primite pe aceste canale.

Cine răspunde de date

Pentru mesajele trimise unei firme, operatorul datelor este firma căreia îi scrii. FELIX ONLINE CONCEPT SRL (CUI 41786909, J23/4628/2019) acționează ca persoană împuternicită: prelucrează datele doar ca să ofere serviciul MOON Chat acelei firme și doar după instrucțiunile ei.

Ce date primim de la Meta

• identificatorul tău în conversația cu pagina, contul de Instagram sau numărul de WhatsApp al firmei (nu contul tău complet);
• numele de profil, atunci când Meta îl pune la dispoziție;
• pe WhatsApp, numărul tău de telefon;
• conținutul mesajelor pe care le trimiți firmei și data lor;
• datele de contact pe care alegi să le scrii în conversație (nume, telefon, e-mail).

Nu accesăm lista ta de prieteni, postările tale, alte conversații sau alte date din contul tău.

De ce le folosim

• ca să răspundem la întrebările tale în numele firmei (produse, stoc, prețuri, programări);
• ca să transmitem firmei solicitarea ta, atunci când ceri să fii contactat;
• ca firma să poată vedea istoricul conversației și să preia discuția de la bot.

Temeiul este interesul legitim al firmei de a răspunde mesajelor pe care i le trimiți și, după caz, pașii premergători unui contract pe care îi soliciți.

Ce NU facem

• nu vindem și nu închiriem datele din aceste conversații;
• nu le folosim pentru reclame și nu le trimitem către platforme de publicitate;
• nu îți trimitem mesaje nesolicitate; pe WhatsApp, firma îți poate scrie din proprie inițiativă doar în condițiile permise de regulile WhatsApp.

Cui transmitem datele

• firmei căreia i-ai scris;
• Meta Platforms (Facebook, Instagram, WhatsApp), prin care se transmit mesajele;
• furnizorului modelului de inteligență artificială care formulează răspunsurile (Google — Gemini API), doar pentru generarea răspunsului;
• furnizorului de infrastructură (Cloudflare), unde sunt găzduite serviciul și datele.

Cât timp le păstrăm

Conversațiile se păstrează cât timp firma folosește MOON Chat, dar cel mult 12 luni de la ultimul mesaj, apoi se șterg. Firma poate cere ștergerea mai devreme.

Cum ceri ștergerea datelor

Poți cere oricând ștergerea conversațiilor tale. Pașii sunt descriși pe pagina Ștergerea datelor.

Pe Telegram

Firmele pot conecta la MOON Chat și botul lor de Telegram sau contul lor de Telegram Business. Regulile de mai sus se aplică la fel: operatorul este firma căreia îi scrii, iar noi suntem persoană împuternicită. De la Telegram primim identificatorul conversației, numele din profil, mesajele tale și, doar dacă alegi să îl trimiți, numărul de telefon. Mesajele trec prin Telegram, care le prelucrează după propria politică de confidențialitate.

5. Integrarea cu Google Calendar

Firmele care folosesc funcția de programări din MOON Chat pot lega, din panoul de administrare, propriul Google Calendar. Legătura se face doar la cererea firmei, prin ecranul de consimțământ Google, și poate fi întreruptă oricând din panou („Deconectează”) sau din setările contului Google.

Ce permisiuni cerem și de ce

• calendar.freebusy — aflăm doar intervalele în care calendarul este ocupat, ca botul să nu propună clienților ore deja ocupate. Nu citim titlul, descrierea, participanții sau alte detalii ale evenimentelor firmei.
• calendar.events.owned — doar pentru calendarele deținute de firmă: creăm evenimentul pentru fiecare programare făcută prin MOON Chat (serviciul, numele clientului, telefonul și e-mailul lăsate de acesta), îl mutăm sau îl ștergem când programarea se schimbă și citim înapoi doar evenimentele create de MOON Chat (marcate cu o proprietate privată), ca modificările făcute de firmă direct în Google Calendar să apară și în panou.

Ce păstrăm

• tokenul de acces oferit de Google, necesar legăturii, păstrat pe serverele noastre (Cloudflare) și folosit exclusiv pentru operațiile de mai sus;
• identificatorul calendarului și, pentru fiecare programare, identificatorul evenimentului creat;
• intervalele ocupate se păstrează doar temporar (în jur de un minut), pentru calculul orelor libere.

La deconectare, revocăm accesul la Google și ștergem tokenul. Programările rămân în panoul firmei.

Utilizare limitată

Folosirea și transferul către orice altă aplicație a informațiilor primite prin API-urile Google respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use). Concret: datele din Google Calendar sunt folosite doar pentru funcția de programări vizibilă firmei; nu le vindem, nu le folosim pentru reclame sau profilare, nu le trimitem modelelor de inteligență artificială și nu sunt citite de oameni, cu excepția cazului în care firma ne cere asta explicit pentru asistență, când legea o impune sau pentru investigarea unui abuz ori a unei probleme de securitate.

5.1 Protecția datelor Google

Secțiunea de față descrie mecanismele concrete prin care protejăm datele primite prin API-urile Google — atât cele din Google Calendar (secțiunea 5), cât și legătura cu Gmail descrisă mai jos.

Ce date Google atingem

• Google Calendar — intervalele ocupate și evenimentele create de MOON Chat, exact cum e descris în secțiunea 5, pentru firmele care își conectează calendarul.
• Gmail — folosită exclusiv de echipa noastră, pentru propria cutie poștală a firmei: cerem doar permisiunea gmail.send (trimitere de e-mailuri). Nu cerem și nu avem permisiuni de citire, modificare sau ștergere a e-mailurilor, iar clienții MOON Chat nu își conectează niciodată contul Gmail la serviciu.

Criptare

• În tranzit — toate legăturile sunt criptate TLS (HTTPS): între browser și serverele noastre și între serverele noastre și API-urile Google.
• Pe disc — datele stau pe infrastructura Cloudflare, criptată în repaus (AES-256). În plus, tokenurile OAuth primite de la Google (refresh tokenurile și secretul aplicației) sunt criptate și la nivel de aplicație, cu AES-256-GCM, cu o cheie păstrată separat de baza de date, ca secret al aplicației — cine ar vedea baza de date nu ar putea folosi tokenurile.

Acces și stocare

• Tokenurile Google nu sunt afișate niciodată în interfață și nu ajung în browserul nimănui; accesul la panou se face pe bază de cont și parolă, cu roluri.
• Accesul la sistemele care stochează tokenurile este limitat la administratorul FELIX ONLINE CONCEPT SRL.
• Tokenurile nu intră în copiile de siguranță: backupul zilnic le exclude explicit. Copiile de siguranță se păstrează cel mult 30 de zile.

Păstrare, ștergere și revocare

• Tokenul se păstrează doar cât timp legătura este activă.
• La „Deconectează”, tokenul se șterge din baza de date și accesul se revocă la Google — tokenul nu mai poate fi folosit de nimeni.
• Accesul poate fi revocat oricând și direct din setările contului Google, cu același efect.

Utilizare limitată (Limited Use)

Pentru toate datele primite prin API-urile Google, nu doar pentru calendar: folosirea și transferul lor respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use). Nu vindem aceste date, nu le folosim pentru reclame sau profilare, nu le folosim pentru dezvoltarea sau antrenarea de modele de inteligență artificială (generalizate sau nu) și nu sunt citite de oameni, cu excepția cazurilor în care avem consimțământul explicit, o cere legea, ori este necesar pentru securitate sau pentru investigarea unui abuz.

6. Aplicația MOON Chat pentru Shopify

Magazinele Shopify pot instala MOON Chat din Shopify App Store. În acest caz, operatorul datelor este magazinul, iar FELIX ONLINE CONCEPT SRL acționează ca persoană împuternicită: prelucrăm datele doar ca să oferim serviciul acelui magazin și doar după instrucțiunile lui.

Ce date citim din Shopify

• catalogul: produse, prețuri, stoc, poze și linkuri, ca botul să recomande produse reale;
• politicile și paginile magazinului (retur, livrare, garanție, contact), ca botul să răspundă corect la întrebări;
• comenzile, doar când un cumpărător întreabă de comanda lui: numărul, statusul, livrarea și numărul de urmărire. Înainte de a da detalii, verificăm că e-mailul sau telefonul spus în chat corespund comenzii. Adresa de livrare nu este comunicată în chat;
• datele magazinului: numele, domeniul și adresa de e-mail, pentru contul MOON Chat, notificări și mesaje despre serviciu.

Nu cerem acces la plăți, la datele cardurilor sau la lista completă de clienți a magazinului. Abonamentul se plătește prin Shopify; noi nu vedem datele de plată.

Cum le păstrăm

Tokenul de acces primit de la Shopify este criptat în baza de date (AES-256-GCM) și nu ajunge niciodată în browser. Datele stau pe infrastructura Cloudflare. Conversațiile cu botul se păstrează cât timp magazinul folosește MOON Chat, dar cel mult 12 luni de la ultimul mesaj.

Dezinstalare și ștergere

• la dezinstalare, botul se oprește imediat și tokenul de acces este șters;
• la 48 de ore după dezinstalare, la cererea Shopify, ștergem toate datele magazinului: catalogul, paginile, conversațiile, statisticile și contul;
• în acest interval îi putem trimite magazinului un singur e-mail, ca să aflăm ce n-a mers;
• când un cumpărător cere, prin magazin, ștergerea datelor sale, ștergem conversațiile lui; când cere o copie, o punem la dispoziția magazinului în cel mult 30 de zile.

7. Apeluri telefonice cu MOON Voce

MOON Voce este asistentul vocal care răspunde la telefon în numele firmelor care îl folosesc (clienții noștri) și, la cererea lor, sună oamenii care și-au lăsat numărul. Pentru aceste apeluri, operatorul datelor este firma, iar FELIX ONLINE CONCEPT SRL acționează ca persoană împuternicită, la fel ca la conversațiile scrise.

La începutul fiecărui apel, asistentul spune că este un asistent virtual și că apelul poate fi înregistrat.

Ce date prelucrăm

• numărul de telefon al celui care sună sau care este sunat;
• transcrierea discuției și rezumatul apelului;
• datele spuse în apel: nume, telefon, e-mail, ce dorește omul, programarea făcută;
• înregistrarea audio a apelului, doar dacă firma a pornit înregistrarea.

De ce le folosim

• ca asistentul să răspundă în numele firmei, să facă sau să mute o programare și să trimită pe SMS o adresă sau un link, când omul cere;
• ca firma să afle cine a sunat și ce s-a stabilit (rezumatul pe Telegram sau pe e-mail, leadul în CRM-ul ei) și să poată reveni cu un telefon.

Cine le vede

Firma, în panoul ei. Echipa MOON le poate accesa pentru suport.

Cui transmitem datele

• Twilio — telefonia și SMS-urile; tot la Twilio rămâne înregistrarea audio, când firma o pornește;
• Google (Gemini API) — vocea asistentului și transcrierea;
• ElevenLabs — vocea și transcrierea, doar când firma alege vocea premium;
• Cloudflare — stocarea transcrierilor, a rezumatelor și a datelor din apel.

Cât timp le păstrăm

La fel ca restul conversațiilor: cât timp firma folosește serviciul, dar cel mult 12 luni de la ultimul apel, apoi se șterg. Firma poate cere ștergerea mai devreme. Pentru drepturile tale, adresează-te în primul rând firmei pe care ai sunat-o; noi o sprijinim în rezolvarea cererii.

Demo-ul de pe pagina Asistent vocal

Pe pagina Asistent vocal poți vorbi din browser cu asistentul unei clinici de test. Aici noi suntem operatorul.

• microfonul se folosește doar cât ține apelul de test și se oprește când îl închizi;
• discuția de test se salvează și poate fi citită de echipa MOON, ca să îmbunătățim asistentul; se păstrează la fel ca celelalte conversații, cel mult 12 luni;
• apelul de test nu se înregistrează audio; vocea trece prin Google (Gemini API) și Cloudflare, ca să poată răspunde asistentul;
• pentru limita de apeluri de test, în baza de date păstrăm doar o amprentă (hash) a adresei IP;
• clinica e de test, așa că nu e nevoie să spui date reale.

Temeiul este cererea ta de a încerca demo-ul și interesul nostru legitim de a îmbunătăți serviciul.

7.1 API-ul public și conectorul MOON Chat pentru Claude

Clientul poate genera din panou o cheie API, cu care își leagă botul de unelte ca n8n, Make, Zapier sau Claude (conectorul de pe mcp.moonchat.ro). Cheia vede doar leadurile, conversațiile și cifrele magazinului lui, nu setările și nici cheile de platformă. O ținem doar ca amprentă criptografică, iar clientul o poate revoca oricând din panou.

Prin conectorul Claude, datele din conversații ajung în contul Claude al clientului doar când clientul îl conectează și îi cere ceva. Conectorul doar citește. Nu păstrăm conversațiile cu Claude și nu folosim datele pentru a antrena modele AI. Pentru datele trimise mai departe prin aceste unelte, clientul este operator, iar noi rămânem persoană împuternicită.

English: shop owners can create an API key in the panel to connect their chatbot to n8n, Make, Zapier or Claude. The key only reads that shop's leads, conversations and stats. The Claude connector (mcp.moonchat.ro) is read-only; we do not store Claude conversations or use the data to train AI models. Keys can be revoked anytime from the panel.

8. Cui transmitem datele

Nu vindem date. Le transmitem doar furnizorilor de care depinde funcționarea serviciului:

• Cloudflare, Inc. — găzduirea aplicației și baza de date;
• Google LLC — modelele de limbaj care generează răspunsurile botului; prin ele trec conținutul conversației și extrasul din catalog necesar răspunsului; la apeluri, vocea asistentului și transcrierea (secțiunea 7); separat, Google Calendar, doar pentru firmele care îl conectează (secțiunea 5);
• Twilio — telefonia și SMS-urile pentru apeluri (secțiunea 7);
• ElevenLabs — vocea la apeluri, doar când firma alege vocea premium (secțiunea 7);
• Resend — transmiterea notificărilor pe e-mail;
• Telegram — mesajele, pentru firmele care își conectează botul de Telegram, și notificările pe Telegram, pentru firmele care le aleg;
• platforma de comerț a clientului (Gomag, WooCommerce, Shopify și altele) — atunci când se verifică statusul unei comenzi;
• contabilitate și autorități, în măsura în care legea o cere.

Conținutul conversațiilor cu botul nu este transmis platformelor de publicitate și nu este folosit pentru targetarea reclamelor.

Unii dintre acești furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European, pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

9. Publicitate și măsurare

Ne promovăm serviciul prin reclame plătite. Dacă ai acceptat cookie-urile de marketing pe acest site, instrumentele de mai jos pot primi informația că ai vizitat o pagină sau ai trimis formularul, împreună cu un identificator din browserul tău:

• Meta Platforms (Facebook, Instagram) — măsurarea rezultatelor campaniilor și afișarea de reclame;
• TikTok — aceleași scopuri;
• Google (Google Ads, Google Analytics) — măsurarea traficului și a campaniilor;
• OpenAI — atunci când promovăm prin reclame afișate în conversațiile ChatGPT, platforma poate raporta rezultatele campaniei.

Aceste instrumente se activează doar după consimțământul tău și pot fi refuzate fără nicio consecință asupra folosirii site-ului. Temeiul prelucrării este consimțământul, pe care îl poți retrage oricând din setările de cookie-uri ale browserului sau scriindu-ne. Datele trimise sunt limitate la evenimentul de navigare și nu includ conținutul conversațiilor cu botul.

10. Securitate

Accesul botului este restricționat la domeniul clientului. Traficul este limitat pe vizitator și pe magazin. Cheile de acces la platformele clienților nu ajung niciodată în browserul vizitatorului. Conținutul introdus de vizitatori este tratat ca nesigur și filtrat înainte de afișarea în panou. Accesul la panou se face cu utilizator și parolă. Măsurile complete și procedura în caz de incident sunt pe pagina Securitate și incidente.

11. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate, opoziție și dreptul de a-ți retrage consimțământul acolo unde acesta este temeiul. Îți poți exercita drepturile scriindu-ne la datele de contact de mai sus; răspundem în cel mult 30 de zile.

Dacă nu ești mulțumit de răspuns, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — dataprotection.ro.

12. Minori

Serviciul se adresează persoanelor juridice și nu este destinat minorilor. Nu colectăm cu bună știință date ale persoanelor sub 16 ani.

13. Modificări

Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, cu data actualizării afișată la început.